Mødestrukturer og mødeledelse

Fra et effektivitetssynspunkt skal den samlede mødetid i klinikken helst være, så lille som mulig. Samtidig er hensigten med møder, at sikre koordinering og kontinuitet i arbejdet, samt foregribe udfordringer og drøfte potentielle muligheder for klinikken. Af den grund er møder nødvendige og behovet stiger i takt med antallet af medarbejdere i klinikken øges – større klinikker har simpelthen brug for mere koordinering.

Men mødetiden behøver ikke at stige lineært med antallet af medarbejdere. Vi anbefaler 3 forskellige typer af møder der tjener tre forskellige formål:

1. Sjældne møder med fokus på klinikkens overordnede retning og hvordan klinikken klarer sig på de tre bundlinjer (faglig, trivsel og økonomi). Her skal der være tid til længere drøftelser og grundig planlægning.
2. Regelmæssige møder med fokus på klinikkens længerevarende indsatser/projekter. Det er også her udfordringer der kræver drøftelse kan løftes.
3. Korte og hyppige møde med fokus på koordinering og orientering. Disse har til formål at sikre alle i klinikken har de nødvendige informationer til at håndtere hverdagens opgaver og de er en mulighed for at skabe opmærksomhed på udfordringer eller muligheder som kan løftes på et de regelmæssige møder.

Vi har lavet en arbejdsskabelon om de tre mødetyper som du kan finde ved at klikke her.

Ja, hvis emner som er relevante for hele klinikken kun drøftes med udvalgte i klinikken – og det sker oftere end man tror – kan manglen på fælles information føre til misforståelser, manglende ejerskab og uens praksis i det daglige arbejde.

Regelmæssige fælles møder giver mulighed for, at alle bliver hørt, får den samme viden samt, at beslutninger forankres i hele klinikken. Det styrker samarbejdet, skaber gennemsigtighed og forebygger konflikter.

Udfordringen ligger oftest i, at få de løftet de rigtige emner i de rette fora og fjernet de emner som ikke er relevante for alle der deltager.

Hvis jeres samtaler ofte ender med at køre i ring, uden der træffes konkrete beslutninger, eller diskussionerne kommer til at handle om forhold som I ikke kan gøre noget ved?

Så kan det være en ide at tage VIK-modellen ind i klinikken.

I VIK-modellen sættes der fokus på, hvilke forhold der er Vilkår og hvilke forhold man har Indflydelse eller Kontrol over.

Hvis et møde kommer til at omhandle vilkår, så fører det ofte til frustration, fordi man ikke har nogen handlemuligheder, og så kan mødet komme til at omhandle brok over vilkår som er for dårlige. For ikke at ende der, så kan VIK-modellen hjælpe med at skabe fokus på forhold man enten har indflydelse eller kontrol over. Ved at have fokus på de forhold, så er det oftest nemmere at finde nye handlemuligheder, og på den måde være med til at skabe forandring eller finde løsninger.

Vi har lavet en side som man kan tage med på et møde, og som introducerer VIK-modellen – siden kan du finde her.

Det er ikke helt forkert at sammenligne ugentlige korte klinikmøder med et time-out i håndbold. For begge situationer er formålet at et skabe et rum hvor; fokus for det kommende arbejde skærpes, vigtig viden deles, ideforslag kan bringes frem og ikke mindst, styrke energi til opgaven foran.

Derudover bruges ugentlige møder klinikken ofte som et socialt tjek-in, hvor man lige mærker energiniveauet på blandt personalet. Det giver mulighed for at tage hensyn, hvis der er behov for det.

Til at strukturere de korte møder vælger nogle klinikker at holde stående tavlemøde, hvor tavlen hjælper med at strukturere opgaver og indsatser, samt prioritere og visitere input til de rette fora. Fordi tavlemøder nogle steder kun varer 15 minutter, er der ikke tid til drøftelser, i stedet visiteres udvalgte input til et personalemøde hvor der er mere tid.

Der er rigtig mange måder at indrette tavlen på, og vi har samlet en række eksempler fra forskellige klinikker, dem kan du se her. Mange har hentet inspiration til indretningen af tavlen fra et af Lean-værktøjerne kaldet Kaizen.

Kaizen er egentlig en komplet forbedringsmodel med tilhørende kulturer og strukturer, som for nogle kan være interessant at dykke ned i, men for mange kan komplet Kaizen virker for stort. Til gengæld er tavledesign fra Kaizen særligt gode til at behandle og fastholde løbende forslag og indsatser til forbedringer, samt sikre et højt informationsniveau i klinikken. Det er muligvis af den grund mange taler om Kaizenmøder, når de omtaler deres ugentlige tavlemøder.

Hvis du vil læse mere om Kaizen og kontinuerlig forbedring i organisationen, kan du klikke her (åbner nyt link til ekstern hjemmeside).