Sikre virtuelle møderum til klyngerne

I denne tid, hvor der er begrænsninger på at kunne mødes fysisk, har vi oprettet et sikkert virtuelt rum til hver kvalitetsklynge, som I kan mødes i.

Alle klyngekoordinatorer har derfor fået tilsendt et unikt link til deres respektive klynge, som kan bruges efter behov. 

Gode erfaringer

Nogle klynger har allerede afholdt virtuelle møder med succes , ligesom vi i KAP-S har gjort os nogle erfaringer, som vi gerne vil dele med jer.

Udover at huske MUTE knappen, have gode lyd- og lysforhold og være 100% tilstede på mødet, kan I, som klyngekoordinator og bestyrelse, med fordel også tænke på:

  • Grundig forberedelse – det er vigtigt, at klyngekoordinator og bestyrelse forbereder sig ekstra godt til det virtuelle møde, og på forhånd aftaler, hvem der har hvilke roller, og hvem der siger hvad, hvornår. Du kan se og downloade vores skabelon til drejebog under links.
  • Roller – det er en fordel, som minimum, at have en der lukker mødedeltagerne ind i mødet og hjælper med det tekniske, en der holder øje med chatten, en der viser dias og en ordstyrer/mødeleder
  • Tjek ind – bed mødedeltagerne om at tjekke ind ½ time inden mødets start, så er teknikken på plads og forstyrrer ikke mødet
  • Mødets længde – skal højest være 1½ – 2 timer. Længere kan koncentrationen ikke holdes
  • Pauser – hold mange små og en længere pause indenfor de 1½-2 timer mødet varer
  • Dynamik – skift med 10-15 minutters mellemrum mellem oplæg, tid til egen refleksion, gruppediskussion, deltagerspørgsmål og plenumdiskussion
  • Emne – vælg emne/klyngepakke I vurderer egner sig til virtuelt møde – vælg gerne en pakke med en oplægsholder eller forbered selv et oplæg på baggrund af klyngedata
  • Data – mødedeltagerne skal have sendt egne data ud på forhånd, så de kan forberede sig

Videoløsningen

KAP-S benytter Region Sjællands sikre videomødeløsning. Herunder har vi samlet lidt fakta om videomødeløsningen.

  • Enkelte oplever udfordringer, når de tilgår linket fra en PC, der er koblet op via en citrix-løsning o.l. Skulle dine deltagere opleve problemer, kan du opfordre dem til at tilgå linket fra deres egen computer (ikke en klinik- eller regionscomputer). Derudover at de benytter nettet via 4G, eller tilgår linket fra deres mobiltelefon.
  • Deltagere skal skrive deres navn i den første box, inden de taster koden til mødet i den næste box.
  • En evt. underviser inviteres på lige fod med de andre deltagere og kan det samme.
  • Der findes en chatfunktion.
    • For at chatte klik på den lille pil ”Vis sidepanel” 
    • Klik på chat-ikonet
    • Skriv din besked i  tekstboksen nederst i billedet.
  • Du kan dele din skærm med resten af mødet. Du kan se hvordan i vejledningen under links.
  • Vær opmærksom på de gode råd om afholdelse af videomøder. Vi har samlet lidt inspiration til gode råd, som du se under links.

Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte Datakonsulenterne på datakonsulenter@regionsjaelland.dk eller på tlf. 5168 0285 eller 2560 3371